нет комментариев 
Поделиться 
Электронный документооборот (ЭДО) уже давно не новость для специалистов финансовых служб. Обмен документами через системы СБИС, Битрикс 24, Контур.Диадок, Астрал.ЭДО уже давно и прочно обосновался в практике бухгалтеров.
С 1 марта 2022 года вступила в силу статья 214.2 Трудового кодекса РФ: «Права работодателя в области охраны труда», в соответствии с которой работодатель имеет право:
Казалось бы – прекрасный вариант для любого предприятия, а для территориально разрозненных организаций и предприятий с нестационарными рабочими местами – вообще незаменимый. Однако на практике получается всё не так просто.
Система документов по охране труда на предприятии
Разберемся сначала с вопросом, какие вообще документы по охране труда должны быть на предприятии. Не ставя целью привести весь перечень, определимся с основными группами.
В состав контрольно-учетных документов входит самое большое их число, как по наименованиям, так и по количеству вообще. Например, в части медицинских осмотров – это журнал учета выдачи направлений на медосмотры, договор с медицинской организацией, список контингентов, поименный список, график проведения, результаты медосмотра каждого сотрудника, закрывающие документы (акты) от медицинской организации по предприятию в целом, счета, платежные поручения и т.д.
Последний блок документов является самым насыщенным и, конечно, самым трудоемким для специалиста по охране труда. Конечно, для каждого специалиста по охране труда было бы существенным подспорьем, если бы эти документы могли формироваться, согласовываться, подписываться, рассылаться, регистрироваться в электронной форме. Но так ли это на практике?
Что такое ЭДО?
Что должно получиться при цифровизации документооборота, рассмотрим на примере того, как вообще функционирует ЭДО. Один из вариантов – подписание договора по основной деятельности. В упрощенном варианте этот процесс выглядит так.
Инициатор в электронной системе, например, «1С: ЭДО», формирует договор или загружает его из текстового файла. В системе ЭДО определяются согласовывающие лица, причем их список может меняться в зависимости от типа документа, сферы, которую он затрагивает, и т.д. С помощью рассылки – одним нажатием кнопки – документ направляется на согласование лицам по списку. Так же система позволяет выставить очередность согласования и контрольные сроки. Если согласовывающее лицо согласно со всеми положениями договора, договор передается следующему согласующему, если есть замечания – они фиксируются в соответствующем поле, документ возвращается на доработку инициатору.
После прохождения всех кругов согласования, договор попадает подписанту, который подтверждает его своей усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), договору присваивается номер (происходит регистрация).
Через внешнюю или встроенную систему подписанный ЭЦП договор направляется контрагенту, который, в свою очередь, подтверждает его свой ЭЦП.
Всё, документ подтвержден, начинаем работать. Очень удобно, быстро, не требует распечатки множества бумаг для внесения правок вручную. Зачастую вообще не требует распечатки. Подписание бумажного варианта договора происходит по согласованию сторон и может вообще игнорироваться.
Кроме упрощения и удешевления процедуры подписания договора, ЭДО предоставляет и другие преимущества в работе.